Заведующая архивным отделом администрации АГО Ольга Мотылева рассказывает о нюансах работы с документами. 

История любого города — это правильно сохраненная информация о судьбах его жителей, об их деятельности. Поэтому так важно уметь работать с архивными документами. «Центр архивной документации» Артемовского района ежегодно пополняется новыми документами. Всего муниципальный архив хранит 127 тыс документов.

 - Основной задачей архивного отдела является пополнение фонда документами по истории развития АГО. Кроме дел постоянного срока хранения формируются дела по личному составу, которые также подлежат описанию. Таких дел на 1 декабря прошлого года — более 11 тысяч. Это долговременные документы. Срок их хранения составляет 50 лет. Нам нужно отследить, чтобы работодатели правильно сформировали эти документы. Чаще всего это кадровые, бухгалтерские документы, в которых есть информация для Социального фонда: исчисление трудового стажа, размеры заработной платы и тому подобные.

В прошлом году Управление архивами Свердловской области наделили муниципальный архивный отдел функцией контроля над организациями. На территории АГО было проверели две организации в режиме видеоконференции. Подобные мероприятия помогают организовать хранение документов, учитывая все нормативы и правила.

С архивными документами часто работают краеведы, историки и родоведы. О людях, которые не только изучали, но и передали знания об истории родной земли будущему поколению, специалисты «Центра архивной документации» рассказывают на своем сайте art-arxiv.ru. Так, например, заведующая архивным отделом администрации АГО Ольга Мотылева рассказывает о книге «Память Бичурской земли» родоведа Нины Алексеевны Бархатовой.

- Книга охватывает большой временной отрезок – конец 16 века – начало 21-го, объединяет не только материалы по селу Бичур, но также и по окрестным селениям – Антоново, Лебедкино, Осинцево, Неустроево, Кострома. В «Памяти Бичурской земли» представлено более сотни фотоматериалов по истории исследуемой автором территории, упомянуты более 600 имён, собраны редкие документы. А в разделе «Приложения» книга дает возможность ознакомиться с интереснейшими архивными материалами, показывает христианскую жизнь крестьян-тружеников, на которых держится и будет держаться матушка-Россия, - написано на сайте артемовского «Центра архивной документации».

Сейчас творческое наследие Нины Алексеевны передано на хранение специалистам Центра.

Отдельная работа ведется с оцифрованными документами, но таких поступает в отдел пока немного:

- Процесс это очень длительный. Во-первых, нужно техническое оснащение (сервера, сканеры, компьютеры). Также, чтобы обеспечить сохранность архивных документов, при сканировании документов должны соблюдаться определенные условия по свету и шуму. Таких возможностей у нас нет. Поэтому мы отдаем документы в организацию, которая занимается оцифровкой, - поясняет О.И. Мотылева.

Сейчас в архивном отделе работает два человека. Ольга Иосифовна посвятила архивному делу уже 19 лет. Но такой преданностью и любовью к ведению документов может похвастаться не каждый. Частая сменяемость кадров, которые отвечают за делопроизводство и архив, доставляет свои неудобства и сложности, а иногда и «торморзит» весь рабочий процесс.

- Обучение архивному делу — достаточно энергозатратный труд. Не раз получалось так, что человеку все необходимые знания дали, а он, к сожалению, надолго не задержался на работе.

Работники артемовского архива 10 марта отмечали свой профессиональный праздник. Пожелаем всем архивистам - пусть работа приносит вам радость и удовлетворение, обогащает знаниями и жизненной мудростью.